個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものをいいます。個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)第75条の規定により、行政機関が個人情報ファイルを保有した場合には、一部の例外を除き、ファイル名、利用目的、記録項目等を記載した個人情報ファイル簿を作成し、公表しなければならないこととされています。